Intercâmbio cultural – oportunidades e desafios
Objetivo geral
Divulgar as exigências do mercado em relação ao profissional de intercâmbio.
Objetivos específicos
- Expor as expectativas do mercado aos profissionais de turismo;
- identificar oportunidades de trabalho para o turismólogo;
- apresentar os programas de intercâmbio do STB.
Data: 13/05/08.
Horário: 08:50.
Duração: 1h de palestra e 30min aberta a perguntas.
Palestrantes: Gladislena e Frederico (profissionais do STB).
Local: Auditório do IEC.
Endereço: Av. Brasil, 2023, 7° andar - Praça da Liberdade.
Público-alvo: alunos do Curso de Turismo da PUC Minas.
terça-feira, 25 de março de 2008
Resumo 3º Capítulo
Benefícios aos patrocinadores e cotas de patrocínio
A autora destaca neste capítulo a importância de se identificar quais os benefícios a serem proporcionados aos patrocinadores e a conseqüente determinação dos valores das cotas. Assim, após a definição das atividades, do formato e do público alvo do evento, devem ser listadas as possibilidades de benefícios. Por sua vez, estes benefícios devem estar relacionados com pelo menos um dos três objetivos do evento: exposição da marca, relacionamento e venda. No caso da exposição da marca, vários benefícios podem ser oferecidos. São alguns deles:
a) divulgação na mídia – determinando a grade de veiculação na mídia.
b) Assessoria de imprensa – menção e agradecimento aos patrocinadores pelos promotores e/ ou outras pessoas envolvidas.
c) Peças de divulgação – divulgar por e-mails, website, folders, material gráfico, recursos visuais, etc.
d) Merchandising – várias ações podem figurar o merchandising tais como inserção da logomarca em material de sinalização do evento, distribuição de material promocional, sorteio de brindes, divulgação de vídeo e menção ao patrocinador.
b) Assessoria de imprensa – menção e agradecimento aos patrocinadores pelos promotores e/ ou outras pessoas envolvidas.
c) Peças de divulgação – divulgar por e-mails, website, folders, material gráfico, recursos visuais, etc.
d) Merchandising – várias ações podem figurar o merchandising tais como inserção da logomarca em material de sinalização do evento, distribuição de material promocional, sorteio de brindes, divulgação de vídeo e menção ao patrocinador.
e) Patrocínio do translado – quando o evento envolve deslocamento. É possível oferecer cotas de patrocínio por todo o percurso.
f) Patrocínio do keynote speaker – que é o patrocínio exclusivo do principal palestrante através da exposição da logomarca ou apresentação do mesmo em discurso breve.
As palestras durante o evento são excelentes oportunidades para atrair possíveis patrocinadores. Alguns cuidados no entanto devem ser observados quando se usar desse benefício, tais como: a ordem, o conteúdo, a duração, a escolha dos palestrantes e os recursos necessários à palestra. Outro ponto chave é a escolha do estande ou espaço exclusivo.
As ações sociais e de entretenimento também tem uma papel importante na hora de se oferecer um benefício. A autora cita alguns exemplos de ações tais como: atividades esportivas, almoços, jantares ou coffee breaks, salas de relaxamento e beleza, shows, cursos e sala de internet, onde todos podem ser usados como benefícios, seja em merchandising, distribuição de brindes e material promocional, exposição da logomarca ou ainda serviços prestados.
f) Patrocínio do keynote speaker – que é o patrocínio exclusivo do principal palestrante através da exposição da logomarca ou apresentação do mesmo em discurso breve.
As palestras durante o evento são excelentes oportunidades para atrair possíveis patrocinadores. Alguns cuidados no entanto devem ser observados quando se usar desse benefício, tais como: a ordem, o conteúdo, a duração, a escolha dos palestrantes e os recursos necessários à palestra. Outro ponto chave é a escolha do estande ou espaço exclusivo.
As ações sociais e de entretenimento também tem uma papel importante na hora de se oferecer um benefício. A autora cita alguns exemplos de ações tais como: atividades esportivas, almoços, jantares ou coffee breaks, salas de relaxamento e beleza, shows, cursos e sala de internet, onde todos podem ser usados como benefícios, seja em merchandising, distribuição de brindes e material promocional, exposição da logomarca ou ainda serviços prestados.
Os organizadores também precisam ter em mente o que precisa ser feito antes e após um evento. A seguir alguns direcionamentos úteis para que o organizador não se perca:
a) Répondez, sì`l vous plaît (RSVP) diferenciado e completo – RSVP é a resposta ao comparecimento ou não a um evento. Não deve apenas se restringir a representação quantitativa os SIM's e NÃO's, e sim buscar entender os porquês e conhecer o perfil dos confirmados, para que a interação seja otimizada.
a) Répondez, sì`l vous plaît (RSVP) diferenciado e completo – RSVP é a resposta ao comparecimento ou não a um evento. Não deve apenas se restringir a representação quantitativa os SIM's e NÃO's, e sim buscar entender os porquês e conhecer o perfil dos confirmados, para que a interação seja otimizada.
b) Contato pré-evento – com o perfil definido através, por exemplo, do RSVP, o patrocinador pode interagir com os confirmados através do envio de material promocional, reforço de convite, envio de brindes e pesquisa de conteúdo (com aplicação de formulário), sendo este último para ampliar as informações e conhecer ainda mais o perfil do público.
c) Mailing dos participantes - ter uma lista dos confirmados e presentes é importante para que o patrocinador possa interagir com o público após o evento. Pode agregar também uma pesquisa de avaliação e qualificação dos participantes.
d) Envio de material – envio de carta-agradecimento, folhetos, informações da empresa e das suas atividades, calendário de atividades, etc.
e) Pós-evento – estratégia que visa a manutenção e fortalecimento do relacionamento com os participantes.
f) Administração do mailing e das ações – foco na estrutura e planejamento. Gerenciando o mailing de forma efetiva, tem-se uma rede de relacionamento e uma rede integrada de atividades que geram uma comunicação integrada e uma solução única para o cliente.
Outra ação que pode ser extremamente vantajosa para uma negociação é oferecer uma avaliação do evento, com análises individuais ou do evento como um todo. O próximo passo deve ser então calcular o custo do evento e nesse caso, o promoter deve pesquisar muito bem antes de definir um valor para seu evento. Ao patrocinador interessado cabe alocar, criar ou deslocar verbas para garantir sua participação no projeto (se necessário).
Outra ação que pode ser extremamente vantajosa para uma negociação é oferecer uma avaliação do evento, com análises individuais ou do evento como um todo. O próximo passo deve ser então calcular o custo do evento e nesse caso, o promoter deve pesquisar muito bem antes de definir um valor para seu evento. Ao patrocinador interessado cabe alocar, criar ou deslocar verbas para garantir sua participação no projeto (se necessário).
Finalmente é necessário tomar a decisão sobre os níveis de cotas de patrocínio. Quando o promotor deseja ter mais de um patrocinador, ele precisa definir o que cabe a cada patrocinador e como diferenciar essas cotas, criando níveis diferentes. Quando o patrocinador é único a negociação é simples, pois envolve apenas um tipo de proposta. Porém será desvantajoso se o promotor deseja a exposição da sua marca, pois pode perder a posição de dono do evento. Se for o caso de mais de um patrocinador com cotas e benefícios similares o valor do evento é dividido igualmente entre todos os patrocinadores. Só apresenta desvantagem quando se tem empresas de porte e condições financeiras diferentes. Quando se tem vários patrocinadores e cotas de valores diferenciados cada patrocinador paga proporções diferentes. A desvantagem é quando o promotor não possui benefícios diferenciados para atender os níveis de cota.
segunda-feira, 3 de março de 2008
Resumo do 2º Capítulo
Estruturação da idéia de um evento em um projeto
O evento parte de uma idéia, seguido de sua estruturação que, por sua vez, envolve o planejamento. Um evento começa a se estruturado com a definição de três itens: *Tema central - pode ser o título do próprio evento e deve facilitar a identificação do mesmo. Se bem elaborado, atraente e especificado poderá ser uma ferramenta para aumentar a possibilidade do evento encontrar patrocinador.
*Missão - refere-se a razão de ser do evento. "Tem de ser duradoura...Deve ser capaz de traduzir em poucas palavras ou parágrafo, o principal conceito do evento, seu propósito e sua contribuição para o mercado." (p.13). A missão atua como um parâmetro comum e único, no qual as pessoas que trabalham no evento se orientam sem, contudo, agirem de maneira uniforme.
*Objetivo - Trata-se da transcrição ou tradução da missão. Expressa os resultados que se pretende alcançar tanto pelo promotor do evento quanto pelos patrocinadores. Deve ser, portanto, claro a todos os envolvidos, podendo se desdobrar em:
1.Objetivo principal - Debruça-se sobre o principal propósito do evento. Se o mesmo visa:
- o relacionamento , interação entre patrocinadores e convidados
- a divulgação da marca, voltado para possibilidade de patrocinador expor, de maneira eficaz, sua empresa e ou seus produtos.
- a execução de negócios e vendas, voltado para promoção.
Entende-se que os três objetivos podem ser trabalhados concomitantemente, desde que haja destaque para um deles. Caso contrário poderá se apresentar desfocado de seus clientes e fracassar.
2. Objetivos secundários - Destrincha um leque de fatores que também serão atendidos com o evento. Expõem, de modo resumido, as razões pelas quais aos patrocinadores devem investir.
PÚBLICO ALVO
Um evento não é feito "para ninguém". ele tem um público que deseja atingir. A definição do perfil deste público pode ser feita segundo critérios econômicos, geográficos, etário etc, mas deve atender as metas traçadas nos objetivos. "A primeira decisão que o promotor de eventos deve tomar refere-se ao público alvo: pessoa física ou jurídica." (p.19). A diferença do público com ao qual se irá trabalhar é de fundamental importância para a configuração do evento.
FORMATO DO EVENTO
O próximo passo é formatar o evento, isto é, escolher atenta e cuidadosamente:
1. Data - sua definição deve acontecer mediante:
*pesquisa de datas comemorativas que possam ser aproveitadas ou evitadas; *pesquisa de eventos concorrentes tentando-se evitar coincidência ou proximidade de datas quando se trata de mesmo público alvo;
*considerar dias da semana mais apropriados;
*considerar datas de fechamento de vendas: eventos empresariais devem evitar os primeiros e últimos dias do mês;
*sazonalidade - períodos que serão favoráveis ou não a capitação de demanda para o evento. " na maioria dos casos, as empresas enfrentam durante o ano uma sazonalidade nas vendas de seus produtos e serviços que interferem, entre outros fatores, nas decisões sobre participação e realizações de eventos". (p.23).
2. Definição de local
- deve considerar:
*se o local se identifica com o evento;
*se tem infraestrutura necessária;
*se condiz com o orçamento disponível.
3. Atividades
As atividades a serem desenvolvidas no evento devem ser coerentes com os objetivos do evento (relacionamento, divulgação de marca, execução de negócios e vendas), sendo as mais comuns:
I. Palestras
Podem ser do tipo tradicional, em que cada palestrante apresenta-se após outro, ou mesas de debate e painéis de discussão.
O promotor de eventos deve tomar cuidado para que não haja sobreposição de conteúdo, nos casos em que há mais de um palestrante; por esta razão é necessário que o palestrante esteja a "par das informações essências à conclusão de sua palestra para que ela seja coerente com o restante do conteúdo do evento". (p.27).
II. Reuniões
Reuniões privadas "com pessoas do interesse do patrocinador " conta pontos favoráveis ao projeto que se pretende desenvolver. Saber atrair público para assistí-las, requer criatividade, e é o ponto de discussão em eventos em que o objetivo éo relacionamento.
III. Ações sociais, culturais e de entretenimento
Atividades de lazer em eventos tem sido cada vez mais freqüentes. O interesse é oferecer oportunidade de interação entre público convidado e patrocinadores. Variam muito, podendo ser:
a) atividades esportivas;
b) almoços, jantares, coffe bresks, coquetéis e outros;
c) salas de relaxamento ou beleza;
d) shows;
e) cursos de aperfeiçoamento pessoal;
f) sala de internet;
g)visitação exclusiva.
IV. Estandes para exposição e vendas
O estande tem sua função relacionada ao objetivo do evento. " (...)se for gerar relacionamentos, pode se restringir a oferecer espaço de exposição e demostração de produtos ou serviços, para receber parceiros, clientes ou visitantes, sem a intenção primeira de compra e venda; se o objetivo for atingir resultados de vendas durante o evento, o perfil do estante deve ser preparado para também comercializar produtos ou serviços." (p.29).
Os estandes podem ser de três tipos:
a) Estandes padronizados, que seguem o padrão de estandes e são utilizados "quando a exposição não é a principal atividade do evento" (p.29).
b) Estandes customizados, com estrutura construídas pelo organizador do evento, em que este apresenta as o visual e tamanho para os estantes a uma empresa especializada em montagem de estandes.
c)Estandes customizados com estrutura definida e implementada sob responsabilidade do patrocinador, em que o promotor oferece o espaço e o patrocinador escolhe o visual do estande. Requer um custo adicional, não sendo atraente para eventos cujo foco principal não é exposição de produto.
4. Programa
O programa é a apresentação do evento ao público alvo. Deve ser o mais detalhado possível, a fim de que divulgue toda a informação de que o público precisa, clara e pontualmente, constando de modo geral:
*dias de duração;
*horário de início e término;
*horário de início e término de cada palestra e atividade;
*palestrantes e pequeno histórico de cada um deles;
*resumo de cada palestra com tópicos-chave;
*sala ou ambiente onde será apresentada cada atividade ou palestra, inclusive com mapa de acesso;
*horário e locais das refeições;
O evento parte de uma idéia, seguido de sua estruturação que, por sua vez, envolve o planejamento. Um evento começa a se estruturado com a definição de três itens: *Tema central - pode ser o título do próprio evento e deve facilitar a identificação do mesmo. Se bem elaborado, atraente e especificado poderá ser uma ferramenta para aumentar a possibilidade do evento encontrar patrocinador.
*Missão - refere-se a razão de ser do evento. "Tem de ser duradoura...Deve ser capaz de traduzir em poucas palavras ou parágrafo, o principal conceito do evento, seu propósito e sua contribuição para o mercado." (p.13). A missão atua como um parâmetro comum e único, no qual as pessoas que trabalham no evento se orientam sem, contudo, agirem de maneira uniforme.
*Objetivo - Trata-se da transcrição ou tradução da missão. Expressa os resultados que se pretende alcançar tanto pelo promotor do evento quanto pelos patrocinadores. Deve ser, portanto, claro a todos os envolvidos, podendo se desdobrar em:
1.Objetivo principal - Debruça-se sobre o principal propósito do evento. Se o mesmo visa:
- o relacionamento , interação entre patrocinadores e convidados
- a divulgação da marca, voltado para possibilidade de patrocinador expor, de maneira eficaz, sua empresa e ou seus produtos.
- a execução de negócios e vendas, voltado para promoção.
Entende-se que os três objetivos podem ser trabalhados concomitantemente, desde que haja destaque para um deles. Caso contrário poderá se apresentar desfocado de seus clientes e fracassar.
2. Objetivos secundários - Destrincha um leque de fatores que também serão atendidos com o evento. Expõem, de modo resumido, as razões pelas quais aos patrocinadores devem investir.
PÚBLICO ALVO
Um evento não é feito "para ninguém". ele tem um público que deseja atingir. A definição do perfil deste público pode ser feita segundo critérios econômicos, geográficos, etário etc, mas deve atender as metas traçadas nos objetivos. "A primeira decisão que o promotor de eventos deve tomar refere-se ao público alvo: pessoa física ou jurídica." (p.19). A diferença do público com ao qual se irá trabalhar é de fundamental importância para a configuração do evento.
FORMATO DO EVENTO
O próximo passo é formatar o evento, isto é, escolher atenta e cuidadosamente:
1. Data - sua definição deve acontecer mediante:
*pesquisa de datas comemorativas que possam ser aproveitadas ou evitadas; *pesquisa de eventos concorrentes tentando-se evitar coincidência ou proximidade de datas quando se trata de mesmo público alvo;
*considerar dias da semana mais apropriados;
*considerar datas de fechamento de vendas: eventos empresariais devem evitar os primeiros e últimos dias do mês;
*sazonalidade - períodos que serão favoráveis ou não a capitação de demanda para o evento. " na maioria dos casos, as empresas enfrentam durante o ano uma sazonalidade nas vendas de seus produtos e serviços que interferem, entre outros fatores, nas decisões sobre participação e realizações de eventos". (p.23).
2. Definição de local
- deve considerar:
*se o local se identifica com o evento;
*se tem infraestrutura necessária;
*se condiz com o orçamento disponível.
3. Atividades
As atividades a serem desenvolvidas no evento devem ser coerentes com os objetivos do evento (relacionamento, divulgação de marca, execução de negócios e vendas), sendo as mais comuns:
I. Palestras
Podem ser do tipo tradicional, em que cada palestrante apresenta-se após outro, ou mesas de debate e painéis de discussão.
O promotor de eventos deve tomar cuidado para que não haja sobreposição de conteúdo, nos casos em que há mais de um palestrante; por esta razão é necessário que o palestrante esteja a "par das informações essências à conclusão de sua palestra para que ela seja coerente com o restante do conteúdo do evento". (p.27).
II. Reuniões
Reuniões privadas "com pessoas do interesse do patrocinador " conta pontos favoráveis ao projeto que se pretende desenvolver. Saber atrair público para assistí-las, requer criatividade, e é o ponto de discussão em eventos em que o objetivo éo relacionamento.
III. Ações sociais, culturais e de entretenimento
Atividades de lazer em eventos tem sido cada vez mais freqüentes. O interesse é oferecer oportunidade de interação entre público convidado e patrocinadores. Variam muito, podendo ser:
a) atividades esportivas;
b) almoços, jantares, coffe bresks, coquetéis e outros;
c) salas de relaxamento ou beleza;
d) shows;
e) cursos de aperfeiçoamento pessoal;
f) sala de internet;
g)visitação exclusiva.
IV. Estandes para exposição e vendas
O estande tem sua função relacionada ao objetivo do evento. " (...)se for gerar relacionamentos, pode se restringir a oferecer espaço de exposição e demostração de produtos ou serviços, para receber parceiros, clientes ou visitantes, sem a intenção primeira de compra e venda; se o objetivo for atingir resultados de vendas durante o evento, o perfil do estante deve ser preparado para também comercializar produtos ou serviços." (p.29).
Os estandes podem ser de três tipos:
a) Estandes padronizados, que seguem o padrão de estandes e são utilizados "quando a exposição não é a principal atividade do evento" (p.29).
b) Estandes customizados, com estrutura construídas pelo organizador do evento, em que este apresenta as o visual e tamanho para os estantes a uma empresa especializada em montagem de estandes.
c)Estandes customizados com estrutura definida e implementada sob responsabilidade do patrocinador, em que o promotor oferece o espaço e o patrocinador escolhe o visual do estande. Requer um custo adicional, não sendo atraente para eventos cujo foco principal não é exposição de produto.
4. Programa
O programa é a apresentação do evento ao público alvo. Deve ser o mais detalhado possível, a fim de que divulgue toda a informação de que o público precisa, clara e pontualmente, constando de modo geral:
*dias de duração;
*horário de início e término;
*horário de início e término de cada palestra e atividade;
*palestrantes e pequeno histórico de cada um deles;
*resumo de cada palestra com tópicos-chave;
*sala ou ambiente onde será apresentada cada atividade ou palestra, inclusive com mapa de acesso;
*horário e locais das refeições;
*atividades paralelas como passeios, atividades esportivas, excursões, dias livres etc.
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