Estruturação da idéia de um evento em um projeto
O evento parte de uma idéia, seguido de sua estruturação que, por sua vez, envolve o planejamento. Um evento começa a se estruturado com a definição de três itens: *Tema central - pode ser o título do próprio evento e deve facilitar a identificação do mesmo. Se bem elaborado, atraente e especificado poderá ser uma ferramenta para aumentar a possibilidade do evento encontrar patrocinador.
*Missão - refere-se a razão de ser do evento. "Tem de ser duradoura...Deve ser capaz de traduzir em poucas palavras ou parágrafo, o principal conceito do evento, seu propósito e sua contribuição para o mercado." (p.13). A missão atua como um parâmetro comum e único, no qual as pessoas que trabalham no evento se orientam sem, contudo, agirem de maneira uniforme.
*Objetivo - Trata-se da transcrição ou tradução da missão. Expressa os resultados que se pretende alcançar tanto pelo promotor do evento quanto pelos patrocinadores. Deve ser, portanto, claro a todos os envolvidos, podendo se desdobrar em:
1.Objetivo principal - Debruça-se sobre o principal propósito do evento. Se o mesmo visa:
- o relacionamento , interação entre patrocinadores e convidados
- a divulgação da marca, voltado para possibilidade de patrocinador expor, de maneira eficaz, sua empresa e ou seus produtos.
- a execução de negócios e vendas, voltado para promoção.
Entende-se que os três objetivos podem ser trabalhados concomitantemente, desde que haja destaque para um deles. Caso contrário poderá se apresentar desfocado de seus clientes e fracassar.
2. Objetivos secundários - Destrincha um leque de fatores que também serão atendidos com o evento. Expõem, de modo resumido, as razões pelas quais aos patrocinadores devem investir.
PÚBLICO ALVO
Um evento não é feito "para ninguém". ele tem um público que deseja atingir. A definição do perfil deste público pode ser feita segundo critérios econômicos, geográficos, etário etc, mas deve atender as metas traçadas nos objetivos. "A primeira decisão que o promotor de eventos deve tomar refere-se ao público alvo: pessoa física ou jurídica." (p.19). A diferença do público com ao qual se irá trabalhar é de fundamental importância para a configuração do evento.
FORMATO DO EVENTO
O próximo passo é formatar o evento, isto é, escolher atenta e cuidadosamente:
1. Data - sua definição deve acontecer mediante:
*pesquisa de datas comemorativas que possam ser aproveitadas ou evitadas; *pesquisa de eventos concorrentes tentando-se evitar coincidência ou proximidade de datas quando se trata de mesmo público alvo;
*considerar dias da semana mais apropriados;
*considerar datas de fechamento de vendas: eventos empresariais devem evitar os primeiros e últimos dias do mês;
*sazonalidade - períodos que serão favoráveis ou não a capitação de demanda para o evento. " na maioria dos casos, as empresas enfrentam durante o ano uma sazonalidade nas vendas de seus produtos e serviços que interferem, entre outros fatores, nas decisões sobre participação e realizações de eventos". (p.23).
2. Definição de local
- deve considerar:
*se o local se identifica com o evento;
*se tem infraestrutura necessária;
*se condiz com o orçamento disponível.
3. Atividades
As atividades a serem desenvolvidas no evento devem ser coerentes com os objetivos do evento (relacionamento, divulgação de marca, execução de negócios e vendas), sendo as mais comuns:
I. Palestras
Podem ser do tipo tradicional, em que cada palestrante apresenta-se após outro, ou mesas de debate e painéis de discussão.
O promotor de eventos deve tomar cuidado para que não haja sobreposição de conteúdo, nos casos em que há mais de um palestrante; por esta razão é necessário que o palestrante esteja a "par das informações essências à conclusão de sua palestra para que ela seja coerente com o restante do conteúdo do evento". (p.27).
II. Reuniões
Reuniões privadas "com pessoas do interesse do patrocinador " conta pontos favoráveis ao projeto que se pretende desenvolver. Saber atrair público para assistí-las, requer criatividade, e é o ponto de discussão em eventos em que o objetivo éo relacionamento.
III. Ações sociais, culturais e de entretenimento
Atividades de lazer em eventos tem sido cada vez mais freqüentes. O interesse é oferecer oportunidade de interação entre público convidado e patrocinadores. Variam muito, podendo ser:
a) atividades esportivas;
b) almoços, jantares, coffe bresks, coquetéis e outros;
c) salas de relaxamento ou beleza;
d) shows;
e) cursos de aperfeiçoamento pessoal;
f) sala de internet;
g)visitação exclusiva.
IV. Estandes para exposição e vendas
O estande tem sua função relacionada ao objetivo do evento. " (...)se for gerar relacionamentos, pode se restringir a oferecer espaço de exposição e demostração de produtos ou serviços, para receber parceiros, clientes ou visitantes, sem a intenção primeira de compra e venda; se o objetivo for atingir resultados de vendas durante o evento, o perfil do estante deve ser preparado para também comercializar produtos ou serviços." (p.29).
Os estandes podem ser de três tipos:
a) Estandes padronizados, que seguem o padrão de estandes e são utilizados "quando a exposição não é a principal atividade do evento" (p.29).
b) Estandes customizados, com estrutura construídas pelo organizador do evento, em que este apresenta as o visual e tamanho para os estantes a uma empresa especializada em montagem de estandes.
c)Estandes customizados com estrutura definida e implementada sob responsabilidade do patrocinador, em que o promotor oferece o espaço e o patrocinador escolhe o visual do estande. Requer um custo adicional, não sendo atraente para eventos cujo foco principal não é exposição de produto.
4. Programa
O programa é a apresentação do evento ao público alvo. Deve ser o mais detalhado possível, a fim de que divulgue toda a informação de que o público precisa, clara e pontualmente, constando de modo geral:
*dias de duração;
*horário de início e término;
*horário de início e término de cada palestra e atividade;
*palestrantes e pequeno histórico de cada um deles;
*resumo de cada palestra com tópicos-chave;
*sala ou ambiente onde será apresentada cada atividade ou palestra, inclusive com mapa de acesso;
*horário e locais das refeições;
O evento parte de uma idéia, seguido de sua estruturação que, por sua vez, envolve o planejamento. Um evento começa a se estruturado com a definição de três itens: *Tema central - pode ser o título do próprio evento e deve facilitar a identificação do mesmo. Se bem elaborado, atraente e especificado poderá ser uma ferramenta para aumentar a possibilidade do evento encontrar patrocinador.
*Missão - refere-se a razão de ser do evento. "Tem de ser duradoura...Deve ser capaz de traduzir em poucas palavras ou parágrafo, o principal conceito do evento, seu propósito e sua contribuição para o mercado." (p.13). A missão atua como um parâmetro comum e único, no qual as pessoas que trabalham no evento se orientam sem, contudo, agirem de maneira uniforme.
*Objetivo - Trata-se da transcrição ou tradução da missão. Expressa os resultados que se pretende alcançar tanto pelo promotor do evento quanto pelos patrocinadores. Deve ser, portanto, claro a todos os envolvidos, podendo se desdobrar em:
1.Objetivo principal - Debruça-se sobre o principal propósito do evento. Se o mesmo visa:
- o relacionamento , interação entre patrocinadores e convidados
- a divulgação da marca, voltado para possibilidade de patrocinador expor, de maneira eficaz, sua empresa e ou seus produtos.
- a execução de negócios e vendas, voltado para promoção.
Entende-se que os três objetivos podem ser trabalhados concomitantemente, desde que haja destaque para um deles. Caso contrário poderá se apresentar desfocado de seus clientes e fracassar.
2. Objetivos secundários - Destrincha um leque de fatores que também serão atendidos com o evento. Expõem, de modo resumido, as razões pelas quais aos patrocinadores devem investir.
PÚBLICO ALVO
Um evento não é feito "para ninguém". ele tem um público que deseja atingir. A definição do perfil deste público pode ser feita segundo critérios econômicos, geográficos, etário etc, mas deve atender as metas traçadas nos objetivos. "A primeira decisão que o promotor de eventos deve tomar refere-se ao público alvo: pessoa física ou jurídica." (p.19). A diferença do público com ao qual se irá trabalhar é de fundamental importância para a configuração do evento.
FORMATO DO EVENTO
O próximo passo é formatar o evento, isto é, escolher atenta e cuidadosamente:
1. Data - sua definição deve acontecer mediante:
*pesquisa de datas comemorativas que possam ser aproveitadas ou evitadas; *pesquisa de eventos concorrentes tentando-se evitar coincidência ou proximidade de datas quando se trata de mesmo público alvo;
*considerar dias da semana mais apropriados;
*considerar datas de fechamento de vendas: eventos empresariais devem evitar os primeiros e últimos dias do mês;
*sazonalidade - períodos que serão favoráveis ou não a capitação de demanda para o evento. " na maioria dos casos, as empresas enfrentam durante o ano uma sazonalidade nas vendas de seus produtos e serviços que interferem, entre outros fatores, nas decisões sobre participação e realizações de eventos". (p.23).
2. Definição de local
- deve considerar:
*se o local se identifica com o evento;
*se tem infraestrutura necessária;
*se condiz com o orçamento disponível.
3. Atividades
As atividades a serem desenvolvidas no evento devem ser coerentes com os objetivos do evento (relacionamento, divulgação de marca, execução de negócios e vendas), sendo as mais comuns:
I. Palestras
Podem ser do tipo tradicional, em que cada palestrante apresenta-se após outro, ou mesas de debate e painéis de discussão.
O promotor de eventos deve tomar cuidado para que não haja sobreposição de conteúdo, nos casos em que há mais de um palestrante; por esta razão é necessário que o palestrante esteja a "par das informações essências à conclusão de sua palestra para que ela seja coerente com o restante do conteúdo do evento". (p.27).
II. Reuniões
Reuniões privadas "com pessoas do interesse do patrocinador " conta pontos favoráveis ao projeto que se pretende desenvolver. Saber atrair público para assistí-las, requer criatividade, e é o ponto de discussão em eventos em que o objetivo éo relacionamento.
III. Ações sociais, culturais e de entretenimento
Atividades de lazer em eventos tem sido cada vez mais freqüentes. O interesse é oferecer oportunidade de interação entre público convidado e patrocinadores. Variam muito, podendo ser:
a) atividades esportivas;
b) almoços, jantares, coffe bresks, coquetéis e outros;
c) salas de relaxamento ou beleza;
d) shows;
e) cursos de aperfeiçoamento pessoal;
f) sala de internet;
g)visitação exclusiva.
IV. Estandes para exposição e vendas
O estande tem sua função relacionada ao objetivo do evento. " (...)se for gerar relacionamentos, pode se restringir a oferecer espaço de exposição e demostração de produtos ou serviços, para receber parceiros, clientes ou visitantes, sem a intenção primeira de compra e venda; se o objetivo for atingir resultados de vendas durante o evento, o perfil do estante deve ser preparado para também comercializar produtos ou serviços." (p.29).
Os estandes podem ser de três tipos:
a) Estandes padronizados, que seguem o padrão de estandes e são utilizados "quando a exposição não é a principal atividade do evento" (p.29).
b) Estandes customizados, com estrutura construídas pelo organizador do evento, em que este apresenta as o visual e tamanho para os estantes a uma empresa especializada em montagem de estandes.
c)Estandes customizados com estrutura definida e implementada sob responsabilidade do patrocinador, em que o promotor oferece o espaço e o patrocinador escolhe o visual do estande. Requer um custo adicional, não sendo atraente para eventos cujo foco principal não é exposição de produto.
4. Programa
O programa é a apresentação do evento ao público alvo. Deve ser o mais detalhado possível, a fim de que divulgue toda a informação de que o público precisa, clara e pontualmente, constando de modo geral:
*dias de duração;
*horário de início e término;
*horário de início e término de cada palestra e atividade;
*palestrantes e pequeno histórico de cada um deles;
*resumo de cada palestra com tópicos-chave;
*sala ou ambiente onde será apresentada cada atividade ou palestra, inclusive com mapa de acesso;
*horário e locais das refeições;
*atividades paralelas como passeios, atividades esportivas, excursões, dias livres etc.
Um comentário:
Pessoas, é por aí mesmo.
Atenção para os próximos posts:
1. Resumo do capítulo 3;
2. Definição de missão, justificativa, objetivos e programa (este, ainda que sem todas as definições) para os dois eventos: a palestra "A experiência no exterior para profissionais de Turismo" e para o evento com temética de culinária que vocês estão criando.
Todas estas postagens devem estar disponíveis até o dia 25 de março, impreterivelmente, quando serão avaliadas.
Um abraço e um feriado bem alegre e cheio de fé.
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