Resumo 3º Capítulo

Benefícios aos patrocinadores e cotas de patrocínio

A autora destaca neste capítulo a importância de se identificar quais os benefícios a serem proporcionados aos patrocinadores e a conseqüente determinação dos valores das cotas. Assim, após a definição das atividades, do formato e do público alvo do evento, devem ser listadas as possibilidades de benefícios. Por sua vez, estes benefícios devem estar relacionados com pelo menos um dos três objetivos do evento: exposição da marca, relacionamento e venda. No caso da exposição da marca, vários benefícios podem ser oferecidos. São alguns deles:

a) divulgação na mídia – determinando a grade de veiculação na mídia.
b) Assessoria de imprensa – menção e agradecimento aos patrocinadores pelos promotores e/ ou outras pessoas envolvidas.
c) Peças de divulgação – divulgar por e-mails, website, folders, material gráfico, recursos visuais, etc.
d) Merchandising – várias ações podem figurar o merchandising tais como inserção da logomarca em material de sinalização do evento, distribuição de material promocional, sorteio de brindes, divulgação de vídeo e menção ao patrocinador.

e) Patrocínio do translado – quando o evento envolve deslocamento. É possível oferecer cotas de patrocínio por todo o percurso.
f) Patrocínio do keynote speaker – que é o patrocínio exclusivo do principal palestrante através da exposição da logomarca ou apresentação do mesmo em discurso breve.

As palestras durante o evento são excelentes oportunidades para atrair possíveis patrocinadores. Alguns cuidados no entanto devem ser observados quando se usar desse benefício, tais como: a ordem, o conteúdo, a duração, a escolha dos palestrantes e os recursos necessários à palestra. Outro ponto chave é a escolha do estande ou espaço exclusivo.

As ações sociais e de entretenimento também tem uma papel importante na hora de se oferecer um benefício. A autora cita alguns exemplos de ações tais como: atividades esportivas, almoços, jantares ou coffee breaks, salas de relaxamento e beleza, shows, cursos e sala de internet, onde todos podem ser usados como benefícios, seja em merchandising, distribuição de brindes e material promocional, exposição da logomarca ou ainda serviços prestados.

Os organizadores também precisam ter em mente o que precisa ser feito antes e após um evento. A seguir alguns direcionamentos úteis para que o organizador não se perca:

a) Répondez, sì`l vous plaît (RSVP) diferenciado e completo – RSVP é a resposta ao comparecimento ou não a um evento. Não deve apenas se restringir a representação quantitativa os SIM's e NÃO's, e sim buscar entender os porquês e conhecer o perfil dos confirmados, para que a interação seja otimizada.

b) Contato pré-evento – com o perfil definido através, por exemplo, do RSVP, o patrocinador pode interagir com os confirmados através do envio de material promocional, reforço de convite, envio de brindes e pesquisa de conteúdo (com aplicação de formulário), sendo este último para ampliar as informações e conhecer ainda mais o perfil do público.

c) Mailing dos participantes - ter uma lista dos confirmados e presentes é importante para que o patrocinador possa interagir com o público após o evento. Pode agregar também uma pesquisa de avaliação e qualificação dos participantes.

d) Envio de material – envio de carta-agradecimento, folhetos, informações da empresa e das suas atividades, calendário de atividades, etc.

e) Pós-evento – estratégia que visa a manutenção e fortalecimento do relacionamento com os participantes.

f) Administração do mailing e das ações – foco na estrutura e planejamento. Gerenciando o mailing de forma efetiva, tem-se uma rede de relacionamento e uma rede integrada de atividades que geram uma comunicação integrada e uma solução única para o cliente.

Outra ação que pode ser extremamente vantajosa para uma negociação é oferecer uma avaliação do evento, com análises individuais ou do evento como um todo. O próximo passo deve ser então calcular o custo do evento e nesse caso, o promoter deve pesquisar muito bem antes de definir um valor para seu evento. Ao patrocinador interessado cabe alocar, criar ou deslocar verbas para garantir sua participação no projeto (se necessário).

Finalmente é necessário tomar a decisão sobre os níveis de cotas de patrocínio. Quando o promotor deseja ter mais de um patrocinador, ele precisa definir o que cabe a cada patrocinador e como diferenciar essas cotas, criando níveis diferentes. Quando o patrocinador é único a negociação é simples, pois envolve apenas um tipo de proposta. Porém será desvantajoso se o promotor deseja a exposição da sua marca, pois pode perder a posição de dono do evento. Se for o caso de mais de um patrocinador com cotas e benefícios similares o valor do evento é dividido igualmente entre todos os patrocinadores. Só apresenta desvantagem quando se tem empresas de porte e condições financeiras diferentes. Quando se tem vários patrocinadores e cotas de valores diferenciados cada patrocinador paga proporções diferentes. A desvantagem é quando o promotor não possui benefícios diferenciados para atender os níveis de cota.