Planejamento de venda
Para o sucesso na venda de um projeto de evento é importante ter um bom planejamento que deve incluir três fases: treinamento, elaboração de material de apoio e desenvolvimento do plano de ataques.
Experiência na aquisição de patrocínio
É preciso conhecer as angustias dificuldades e questões que passam na mente do comprador para conseguir superá-las com argumentos reais e ao mesmo tempo sensíveis.
O vendedor não compreende a recusa do comprador em investir em um evento que ele julga ser tão importante, e o comprador se aborrece pela posição unilateral do vendedor e quase imposição na compra do projeto, a primeira fase do treinamento é vivenciar a aquisição de patrocínio de alguns eventos, os aspectos positivos devem ser conservados e os negativos evitados.
Estudo do mercado de eventos
É preciso estudar e se atualizar constantemente sobre os números do setor, a concorrência, as formas habituais de comercialização e o processo de decisão são importantes para o vendedor o entendimento aprofundado do processo de organização de um evento.
Estudo do projeto
Para vendermos bem um produto é fundamental conhecê-lo, de nada adianta ao vendedor ter as melhores habilidades de negociação se não dominar o projeto, em todos os aspectos e dominar o projeto não significa saber responder apenas a questões superficiais, como locais, quais serão as atividades durante o eventos e que outras empresas estão patrocinando, é preciso que ele tenha contato com a estratégia e os objetivos com o evento para então poder responder à principal questão dos candidatos ao patrocínio.
Elaboração de material de apoio
Uma vez estruturado o projeto de evento, o promotor deve proceder à elaboração de um documento que o apresente profissional, abragente, pormenorizada e, principalmente, convincente. Esse documento servirá de base para que os vendedores do projeto possam iniciar a negociação com os possíveis patrocinadores.
O documento deve sempre ser sucinto com poucos dados e ao mesmo tempo completo o suficiente para não deixar nenhuma informação relevante de fora contendo os seguintes itens:
- apresentação institucional da empresa promotora;
- conceito do evento;
- dados que justificam o evento;
- público-alvo e perfil dos convidados;
- formato do evento;
- cotas de patrocínio, benefícios e valores;
- outras informações que fazem toda a diferença.
Apresentação institucional da empresa promotora
Em poucos parágrafos devem ser apresentadas, a empresa e a sua história, por meio dessa breve apresentação institucional, a empresa deve demonstrar que está apta a executar o evento proposto de forma primorosa.
Conceito do evento
Após a apresentação da empresa deve-se descrever o conceito claramente do evento definido quanto a estruturação do projeto, para isso devem ser utilizados não mais do que quatro parágrafos contendo tema central, missão, objetivo principal do evento, objetivos secundários e público-alvo.
Dados que justificam o evento
Os mesmos dados que serviram de apoio do evento no processo de geração, seleção e teste de idéias podem ser apresentados aos patrocinadores para comprovar a relevância do evento e mostrar ter sido uma necessidade ou tendência forte de mercado que o despertou para realizá-lo, existem empresas promotoras que justificam a existência de seus eventos utilizando-se de dados divulgados por institutos especializados em pesquisas de mercado.
Público-Alvo e perfil dos convidados
Se no conceito do evento foi citado, de forma rápida e superficial, o público-alvo, aqui deve ser feita uma apresentação, ainda que rápida, o mais pormenorizada possível do perfil e das características em comum dos participantes a serem convidados.
Formato do evento
É a partir desse momento que o patrocinador passa a ter uma visão mesmo que abstrata do evento. A apresentação desse item deve ser feita de tal forma que o patrocinador se sinta “dentro de casa”.
Do formato do evento deve se constar as seguintes informações: local com endereço completo, direção para se chegar ao local, distâncias dos aeroportos quando necessário, características do local, justificativa da escolha, data, atividades, palestrantes e programa.
Cotas de patrocínio, benefícios e valores
O documento deve, então, apresentar o resultado do planejamento no que se refere às cotas, aos valores e aos benefícios.
Benefícios oferecidos – os benéficos oferecidos devem ser descritos de forma clara e abrangantequanto maior for o número de informações fornecidas e maiores a especificidade dessas informações, maiores serão as possibilidades de sucesso de venda do projeto.
Valores de cotas, valor de investimentos e condições de pagamento
Além dos benéficos oferecidos, o documento pode apresentar o valor do investimento e o número de cotas previsto para cada modalidade. Uma vez divulgados o valor, os níveis e o número de cotas do patrocínio, eles não mais podem sofrer alterações.
Condições de pagamento
Existem várias formas e condições de pagamento do valor de patrocínio.
Parcelado, com reserva antecipada, pagamento á vista, com desconto, duas parcelas iguais, sendo a primeira na assinatura do contrato e a segunda após o evento, parcelado, conforme negociação dos prazos.
Construção de uma proposta única de valor
Quando o promotor de um evento define e estrutura o seu projeto, ele o faz de duas formas possíveis: um projeto padrão que atenda a todos os objetivos e necessidades dos patrocinadores, ou um projeto único para cada objetivo e necessidades de cada um dos patrocinadores, o resultado final da primeira abordagem é a necessidade de enquadrar os patrocinadores no modelo padrão. O da segunda abordagem é a de adequar o projeto aos objetivos e anseios de cada cliente.
O melhor projeto é, portanto, aquele desenvolvimento especialmente para cada cliente, desde que com parâmetros predefinidos que limitem custos e garantam os objetivos do promotor do evento.
Muitos promotores de eventos não conseguem desenvolver uma proposta única de valor por não terem condições de atender a algumas exigências como capacidade de ouvir, flexibilidade, criatividade, estrutura financeira e planejamento comercial.
Outras informações que fazem toda diferença
As participações confirmadas o promotor pode manter os possíveis patrocinadores atualizados, por meios de e-mails, contatos telefônicos ou qualquer outra forma de comunicação, sobre novas confirmações do evento, a medida que o número de participantes cresce, ou que o perfil dos confirmados se aproxima mais das expectativas do patrocinador, aumentam as chances de ele optar pelo investimento.Patrocinadores confirmados divulgando os patrocinadores que já fecharam acordo com a empresa promotora do evento pode ser bastante e às vezes até imprescindível para negociação com outros, desde que atendam a alguns cuidados como: perfis semelhantes, empresas concorrentes e empresas parceiras.
Para o sucesso na venda de um projeto de evento é importante ter um bom planejamento que deve incluir três fases: treinamento, elaboração de material de apoio e desenvolvimento do plano de ataques.
Experiência na aquisição de patrocínio
É preciso conhecer as angustias dificuldades e questões que passam na mente do comprador para conseguir superá-las com argumentos reais e ao mesmo tempo sensíveis.
O vendedor não compreende a recusa do comprador em investir em um evento que ele julga ser tão importante, e o comprador se aborrece pela posição unilateral do vendedor e quase imposição na compra do projeto, a primeira fase do treinamento é vivenciar a aquisição de patrocínio de alguns eventos, os aspectos positivos devem ser conservados e os negativos evitados.
Estudo do mercado de eventos
É preciso estudar e se atualizar constantemente sobre os números do setor, a concorrência, as formas habituais de comercialização e o processo de decisão são importantes para o vendedor o entendimento aprofundado do processo de organização de um evento.
Estudo do projeto
Para vendermos bem um produto é fundamental conhecê-lo, de nada adianta ao vendedor ter as melhores habilidades de negociação se não dominar o projeto, em todos os aspectos e dominar o projeto não significa saber responder apenas a questões superficiais, como locais, quais serão as atividades durante o eventos e que outras empresas estão patrocinando, é preciso que ele tenha contato com a estratégia e os objetivos com o evento para então poder responder à principal questão dos candidatos ao patrocínio.
Elaboração de material de apoio
Uma vez estruturado o projeto de evento, o promotor deve proceder à elaboração de um documento que o apresente profissional, abragente, pormenorizada e, principalmente, convincente. Esse documento servirá de base para que os vendedores do projeto possam iniciar a negociação com os possíveis patrocinadores.
O documento deve sempre ser sucinto com poucos dados e ao mesmo tempo completo o suficiente para não deixar nenhuma informação relevante de fora contendo os seguintes itens:
- apresentação institucional da empresa promotora;
- conceito do evento;
- dados que justificam o evento;
- público-alvo e perfil dos convidados;
- formato do evento;
- cotas de patrocínio, benefícios e valores;
- outras informações que fazem toda a diferença.
Apresentação institucional da empresa promotora
Em poucos parágrafos devem ser apresentadas, a empresa e a sua história, por meio dessa breve apresentação institucional, a empresa deve demonstrar que está apta a executar o evento proposto de forma primorosa.
Conceito do evento
Após a apresentação da empresa deve-se descrever o conceito claramente do evento definido quanto a estruturação do projeto, para isso devem ser utilizados não mais do que quatro parágrafos contendo tema central, missão, objetivo principal do evento, objetivos secundários e público-alvo.
Dados que justificam o evento
Os mesmos dados que serviram de apoio do evento no processo de geração, seleção e teste de idéias podem ser apresentados aos patrocinadores para comprovar a relevância do evento e mostrar ter sido uma necessidade ou tendência forte de mercado que o despertou para realizá-lo, existem empresas promotoras que justificam a existência de seus eventos utilizando-se de dados divulgados por institutos especializados em pesquisas de mercado.
Público-Alvo e perfil dos convidados
Se no conceito do evento foi citado, de forma rápida e superficial, o público-alvo, aqui deve ser feita uma apresentação, ainda que rápida, o mais pormenorizada possível do perfil e das características em comum dos participantes a serem convidados.
Formato do evento
É a partir desse momento que o patrocinador passa a ter uma visão mesmo que abstrata do evento. A apresentação desse item deve ser feita de tal forma que o patrocinador se sinta “dentro de casa”.
Do formato do evento deve se constar as seguintes informações: local com endereço completo, direção para se chegar ao local, distâncias dos aeroportos quando necessário, características do local, justificativa da escolha, data, atividades, palestrantes e programa.
Cotas de patrocínio, benefícios e valores
O documento deve, então, apresentar o resultado do planejamento no que se refere às cotas, aos valores e aos benefícios.
Benefícios oferecidos – os benéficos oferecidos devem ser descritos de forma clara e abrangantequanto maior for o número de informações fornecidas e maiores a especificidade dessas informações, maiores serão as possibilidades de sucesso de venda do projeto.
Valores de cotas, valor de investimentos e condições de pagamento
Além dos benéficos oferecidos, o documento pode apresentar o valor do investimento e o número de cotas previsto para cada modalidade. Uma vez divulgados o valor, os níveis e o número de cotas do patrocínio, eles não mais podem sofrer alterações.
Condições de pagamento
Existem várias formas e condições de pagamento do valor de patrocínio.
Parcelado, com reserva antecipada, pagamento á vista, com desconto, duas parcelas iguais, sendo a primeira na assinatura do contrato e a segunda após o evento, parcelado, conforme negociação dos prazos.
Construção de uma proposta única de valor
Quando o promotor de um evento define e estrutura o seu projeto, ele o faz de duas formas possíveis: um projeto padrão que atenda a todos os objetivos e necessidades dos patrocinadores, ou um projeto único para cada objetivo e necessidades de cada um dos patrocinadores, o resultado final da primeira abordagem é a necessidade de enquadrar os patrocinadores no modelo padrão. O da segunda abordagem é a de adequar o projeto aos objetivos e anseios de cada cliente.
O melhor projeto é, portanto, aquele desenvolvimento especialmente para cada cliente, desde que com parâmetros predefinidos que limitem custos e garantam os objetivos do promotor do evento.
Muitos promotores de eventos não conseguem desenvolver uma proposta única de valor por não terem condições de atender a algumas exigências como capacidade de ouvir, flexibilidade, criatividade, estrutura financeira e planejamento comercial.
Outras informações que fazem toda diferença
As participações confirmadas o promotor pode manter os possíveis patrocinadores atualizados, por meios de e-mails, contatos telefônicos ou qualquer outra forma de comunicação, sobre novas confirmações do evento, a medida que o número de participantes cresce, ou que o perfil dos confirmados se aproxima mais das expectativas do patrocinador, aumentam as chances de ele optar pelo investimento.Patrocinadores confirmados divulgando os patrocinadores que já fecharam acordo com a empresa promotora do evento pode ser bastante e às vezes até imprescindível para negociação com outros, desde que atendam a alguns cuidados como: perfis semelhantes, empresas concorrentes e empresas parceiras.
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